Мурк Дотком

Если вы не знаете, что означает методология Getting Things Done — пожалуйста, почитайте о ней, прежде чем продолжать чтение этой статьи.

Однажды ко мне в гости зашел приятель и спросил, чем я обычно занимаюсь по работе. Я просто открыл Remember The Milk и показал ему список выполненных задач.

Remember The Milk — это очень гибкое и удобное веб-приложение для работы со списками задач, не навязывающее каких-то жестких правил работы. Благодаря этому RTM можно использовать просто как линейный список задач(вроде списка покупок в магазине), но можно реализовать на его основе свою мощную GTD-систему. Причем, реализации у разных людей получаются иногда совершенно непохожими.

RTM существует уже 4 или 5 лет, и я пользуюсь им почти с самого старта проекта. За это время я перепробовал десятки разных GTD-планировщиков, но всякий раз возвращался назад к RTM — ни одно другое средство не было для меня столь же удобным.

Организация списков задач и поиск по ним

В Remember The Milk у меня существует несколько списков задач: 4 базовых и 2-3 smart-list’а (о них позже). Для начала давайте поговорим о базовых списках:

• Inbox — по-умолчанию все новые задачи попадают именно в этот список, по сути он является дампом памяти. Появилась какая-то идея, задача или важная мысль — бросаешь ее в inbox, чтобы не забыть.
• Actions — самый важный список. В нем находятся задачи на ближайшие несколько дней. Большинство задач в нем либо нужны очень срочно, либо очень важны для меня, либо и то и другое. В списке Actions нет смысла держать больше задач, чем можешь успеть до конца недели, потому у меня в нем обычно не более 15-20 задач (одни задачи решаются, другие приходят из остальных трех списков).
• Someday — если задачи не очень важны в данный момент или не очень срочны, но о них все еще важно не забывать — они попадают именно в список Someday. Например, «слетать на неделю в Сирию и Ливан» или «Почитать книгу «Внутри торнадо» Джефри Мурра».
• Waiting — особый список для задач, выполнить которые я не могу сейчас по независящим от меня причинам, но смогу потом: типичный пример такой задачи — «Купить книгу «The Four Steps to the Epiphany» в электронном виде, когда она появится в Amazon Kindle Store».

Помимо самого текста к любой задаче в RTM можно добавить много полезной мета-информации:

• Приоритет (всего 3)
• Метки
• Deadline
• Продолжительность
• URL
• График повторений
• Набор текстовых заметок.

Метки — пожалуй, единственный из атрибутов, который я использую всегда (кроме inbox’а: вы же помните, что он служит просто разгрузкой для мозга?). С помощью меток я разделяю задачи на контексты и проекты. Просто определил для себя, что теги начинающиеся с «p-» — это проекты, а теги начинающиеся с «@» — контексты, например:

• @computer — контекст для задач, которые мне нужно выполнить за компьютером.
• @reading — контекст для напоминаний о том, что я хочу что-то прочитать.
• @writing — аналогично, контекст для идей тех или иных статей
• @adility — задачи, связанные с компанией, где я работаю
• @travel — идеи будущих путешествий, задачи по подготовке путешествий и.т.п.

В дальнейшем в один клик можно увидеть списки задач по определенным контекстам, проектам, приоритетам и.т.п. Результаты поиска можно сохранить и использовать заново в дальнейшем: это и есть т.н. smart lists — мощнейшая функция RTM.

Не знаю как вам, но мне тяжеловато оперировать большими списками задач, кроме того, я стараюсь работать сфокусированно, не отвлекаясь на ерунду: во время работы не хочу, скажем, видеть задачи, связанные с путешествиями или чтением литературы и.т.п., дома же я не хочу обращать внимание на рабочие задачи (трудоголизм до добра не доводит). В результате я просто создал 2 smart-листа на основе текущих задач в Actions:

• Work — невыполненные задачи из списка Actions с тегом @adility. Многие задачи в этот список у меня попадают, даже минуя inbox, потому что они появились сегодня, и выполнить их нужно тоже сегодня. Экспериментально я обнаружил: если в списке больше 10 задач — явно я что-то делаю не так, слишком оптимистично.
• Misc — невыполненные задачи из списка Action с любыми тегами кроме @adility.

Ежедневная работа со списками

Первое что важно запомнить — чтобы система была системой, а не просто набором слабо связанных задач, ее нужно регулярно поддерживать в актуальном состоянии.
Каждый день я просматриваю список задач в inbox, проставляю им необходимые теги, дедлайны, заметки и переношу их из inbox’а либо в Actions, либо в Someday, изредка в Waiting. Каждый день я расставляю приоритеты задачам в Actions. Задачи с высоким приоритетом почти всегда выполняю в тот же день. Стараюсь разбирать задачи пораньше, в течение часа после того как проснусь. Ежедневно на это уходит всего 5 минут.

Кроме того, раз в неделю, по воскресеньям, я просматриваю весь список задач в Waiting и Someday:

• Отбираю самые важные задачи на следующую неделю.
• Проверяю, можно ли уже приступать к выполнению задач из Waiting.
• Вспоминаю, чем вообще собирался заниматься, какие у меня были идеи.
• Убираю потерявшие актуальность задачи: часть из них оказывается бесполезной или слишком неинтересной, часть задач я выполняю, мимоходом забыв о всяких там GTD.

Я не живу по строжайшему расписанию и не делаю всегда то что нужно вместо того что хочется — у меня для этого сила воли не та, тем не менее, GTD помогает эффективно расходовать свое время и не забывать ни о чем важном (главное — не забыть записать в RTM). Но когда у меня появляется свободное время — стараюсь избегать прокрастинации и делать что-то полезное, что соответствует настроению, состоянию. Сегодня вечером, например, я собирался устроить занятие музыкой (учусь играть на гитаре) и почитать книгу, но почувствовал, что читать лень и пальцы болят еще с прошлого занятия, а вот написать что-то, что давно собирался, готов… Заглянул в список задач с тегом @writing — и сел писать эту статью. Все просто.

Почему Remember The Milk лучше чем другие?

Большую часть того, что я описал, можно выполнить и в других GTD-инструментах. Почему же я использую именно Remember The Milk и чем он лучше других?

1. Это веб-приложение. Соответственно, не нужно никакой специальной синхронизации для работы с ним с нескольких компьютеров или мобильных устройств, не нужно думать о бекапах и сохранности данных. Раньше с RTM можно было работать даже в оффлайне благодаря технологии Google Gears. К сожалению, Google эту технологию прикрыла в пользу HTML5 local storage, а на последнюю RTM еще не перешли.
2. Smart Lists — о них достаточно написал выше. Подобной штуки не встречал больше нигде.
3. Эффективная работа с клавиатурой. Поразительно, но почти все task-manager’ы построены по принципу «ткнул мышкой, ввел задачу, ткнул мышкой еще 3-4 раза в разные места интерфейса, чтобы настроить параметры задачи». Это же чертовски долго, особенно, для приложения, которое должно разгружать мозг… Иногда во время всяких совещаний я добавляю (а позже уточняю и приоретизирую) более десятка разных задач — и все это занимает считанные секунды, благодаря клавиатурным сокращениям и.т.д. Интерфейс, рассчитанный только на работу мышью/тачпадом сжирает больше времени на наведение курсора и клики мышью, чем на запись самой задачи. Только не подумайте, что RTM — сугубо для клавиатурных гиков, все действия в нем можно проводить и мышкой, как в остальных аналогичных инструментах, но с клавиатуры это можно делать намного быстрее!
4. Гибкость. Другие инструменты навязывают вам свой унифицированный процесс. Это удобно на первых порах, но лишает дополнительных удобств. С RTM же я сначала придумал процесс, затем реализовал его в RTM… и потом еще долгое время адаптировал под свои нужды, когда решал, что так будет удобнее.

В следующий раз могу поделиться готовыми рецептами использования Remember The Milk.