Как я реализовал GTD с помощью Remember The Milk

8 Авг
2011

Если вы не знаете, что означает методология Getting Things Done — пожалуйста, почитайте о ней, прежде чем продолжать чтение этой статьи.

Однажды ко мне в гости зашел приятель и спросил, чем я обычно занимаюсь по работе. Я просто открыл Remember The Milk и показал ему список выполненных задач.

Rtm logoRemember The Milk — это очень гибкое и удобное веб-приложение для работы со списками задач, не навязывающее каких-то жестких правил работы. Благодаря этому RTM можно использовать просто как линейный список задач(вроде списка покупок в магазине), но можно реализовать на его основе свою мощную GTD-систему. Причем, реализации у разных людей получаются иногда совершенно непохожими.

RTM существует уже 4 или 5 лет, и я пользуюсь им почти с самого старта проекта. За это время я перепробовал десятки разных GTD-планировщиков, но всякий раз возвращался назад к RTM — ни одно другое средство не было для меня столь же удобным.

Организация списков задач и поиск по ним

В Remember The Milk у меня существует несколько списков задач: 4 базовых и 2-3 smart-list’а (о них позже). Для начала давайте поговорим о базовых списках:

  • Inbox — по-умолчанию все новые задачи попадают именно в этот список, по сути он является дампом памяти. Появилась какая-то идея, задача или важная мысль — бросаешь ее в inbox, чтобы не забыть.
  • Actions — самый важный список. В нем находятся задачи на ближайшие несколько дней. Большинство задач в нем либо нужны очень срочно, либо очень важны для меня, либо и то и другое. В списке Actions нет смысла держать больше задач, чем можешь успеть до конца недели, потому у меня в нем обычно не более 15-20 задач (одни задачи решаются, другие приходят из остальных трех списков).
  • Someday — если задачи не очень важны в данный момент или не очень срочны, но о них все еще важно не забывать — они попадают именно в список Someday. Например, «слетать на неделю в Сирию и Ливан» или «Почитать книгу «Внутри торнадо» Джефри Мурра».
  • Waiting — особый список для задач, выполнить которые я не могу сейчас по независящим от меня причинам, но смогу потом: типичный пример такой задачи — «Купить книгу «The Four Steps to the Epiphany» в электронном виде, когда она появится в Amazon Kindle Store».

Помимо самого текста к любой задаче в RTM можно добавить много полезной мета-информации:
Task options

  • Приоритет (всего 3)
  • Метки
  • Deadline
  • Продолжительность
  • URL
  • График повторений
  • Набор текстовых заметок.

Метки — пожалуй, единственный из атрибутов, который я использую всегда (кроме inbox’а: вы же помните, что он служит просто разгрузкой для мозга?). С помощью меток я разделяю задачи на контексты и проекты. Просто определил для себя, что теги начинающиеся с «p-» — это проекты, а теги начинающиеся с «@» — контексты, например:

  • @computer — контекст для задач, которые мне нужно выполнить за компьютером.
  • @reading — контекст для напоминаний о том, что я хочу что-то прочитать.
  • @writing — аналогично, контекст для идей тех или иных статей
  • @adility — задачи, связанные с компанией, где я работаю
  • @travel — идеи будущих путешествий, задачи по подготовке путешествий и.т.п.

Часть моих задач в контексте @reading

В дальнейшем в один клик можно увидеть списки задач по определенным контекстам, проектам, приоритетам и.т.п. Результаты поиска можно сохранить и использовать заново в дальнейшем: это и есть т.н. smart lists — мощнейшая функция RTM.

Не знаю как вам, но мне тяжеловато оперировать большими списками задач, кроме того, я стараюсь работать сфокусированно, не отвлекаясь на ерунду: во время работы не хочу, скажем, видеть задачи, связанные с путешествиями или чтением литературы и.т.п., дома же я не хочу обращать внимание на рабочие задачи (трудоголизм до добра не доводит). В результате я просто создал 2 smart-листа на основе текущих задач в Actions:

  • Work — невыполненные задачи из списка Actions с тегом @adility. Многие задачи в этот список у меня попадают, даже минуя inbox, потому что они появились сегодня, и выполнить их нужно тоже сегодня. Экспериментально я обнаружил: если в списке больше 10 задач — явно я что-то делаю не так, слишком оптимистично.
  • Misc — невыполненные задачи из списка Action с любыми тегами кроме @adility.

Ежедневная работа со списками

Первое что важно запомнить — чтобы система была системой, а не просто набором слабо связанных задач, ее нужно регулярно поддерживать в актуальном состоянии.
Каждый день я просматриваю список задач в inbox, проставляю им необходимые теги, дедлайны, заметки и переношу их из inbox’а либо в Actions, либо в Someday, изредка в Waiting. Каждый день я расставляю приоритеты задачам в Actions. Задачи с высоким приоритетом почти всегда выполняю в тот же день. Стараюсь разбирать задачи пораньше, в течение часа после того как проснусь. Ежедневно на это уходит всего 5 минут.

Кроме того, раз в неделю, по воскресеньям, я просматриваю весь список задач в Waiting и Someday:

  • Отбираю самые важные задачи на следующую неделю.
  • Проверяю, можно ли уже приступать к выполнению задач из Waiting.
  • Вспоминаю, чем вообще собирался заниматься, какие у меня были идеи.
  • Убираю потерявшие актуальность задачи: часть из них оказывается бесполезной или слишком неинтересной, часть задач я выполняю, мимоходом забыв о всяких там GTD.

Я не живу по строжайшему расписанию и не делаю всегда то что нужно вместо того что хочется — у меня для этого сила воли не та, тем не менее, GTD помогает эффективно расходовать свое время и не забывать ни о чем важном (главное — не забыть записать в RTM). Но когда у меня появляется свободное время — стараюсь избегать прокрастинации и делать что-то полезное, что соответствует настроению, состоянию. Сегодня вечером, например, я собирался устроить занятие музыкой (учусь играть на гитаре) и почитать книгу, но почувствовал, что читать лень и пальцы болят еще с прошлого занятия, а вот написать что-то, что давно собирался, готов… Заглянул в список задач с тегом @writing — и сел писать эту статью. Все просто.

Почему Remember The Milk лучше чем другие?

Большую часть того, что я описал, можно выполнить и в других GTD-инструментах. Почему же я использую именно Remember The Milk и чем он лучше других?

  1. Это веб-приложение. Соответственно, не нужно никакой специальной синхронизации для работы с ним с нескольких компьютеров или мобильных устройств, не нужно думать о бекапах и сохранности данных. Раньше с RTM можно было работать даже в оффлайне благодаря технологии Google Gears. К сожалению, Google эту технологию прикрыла в пользу HTML5 local storage, а на последнюю RTM еще не перешли.
  2. Smart Lists — о них достаточно написал выше. Подобной штуки не встречал больше нигде.
  3. Эффективная работа с клавиатурой. Поразительно, но почти все task-manager’ы построены по принципу «ткнул мышкой, ввел задачу, ткнул мышкой еще 3-4 раза в разные места интерфейса, чтобы настроить параметры задачи». Это же чертовски долго, особенно, для приложения, которое должно разгружать мозг… Иногда во время всяких совещаний я добавляю (а позже уточняю и приоретизирую) более десятка разных задач — и все это занимает считанные секунды, благодаря клавиатурным сокращениям и.т.д. Интерфейс, рассчитанный только на работу мышью/тачпадом сжирает больше времени на наведение курсора и клики мышью, чем на запись самой задачи. Только не подумайте, что RTM — сугубо для клавиатурных гиков, все действия в нем можно проводить и мышкой, как в остальных аналогичных инструментах, но с клавиатуры это можно делать намного быстрее!
  4. Гибкость. Другие инструменты навязывают вам свой унифицированный процесс. Это удобно на первых порах, но лишает дополнительных удобств. С RTM же я сначала придумал процесс, затем реализовал его в RTM… и потом еще долгое время адаптировал под свои нужды, когда решал, что так будет удобнее.

В следующий раз могу поделиться готовыми рецептами использования Remember The Milk.


  • Аноним

    Спасибо за статью, начал использовать rtm

  • Ikis

    Давно пользуюсь сам и всем советую. А еще для RTM есть чудесный гаджет в iGoogle goo.gl/tLP9J, так что тем, кто пользуется гуглосервисами (а вы не пользуетесь? тогда начинайте!) будет еще удобнее просматривать и пополнять ежедневные списки задач.

    • Спасибо, когда-то пользовался виджетом RTM в веб-интерфейсе GMail, но было не очень удобно, потому отказался, равно как и от мобильной версии RTM на айфоне, а основное веб-приложение уже который год использую, жаль только что в оффлайне теперь не работает.

  • У меня немного иначе.

  • У меня немного иначе:

    Inbox практически не используется. Списки (от большого к малому):

    Goals 2011

    ! Projects — большие куски вещей, которые занимают моё внмиание: названия проектов, «тренировки», «друзья» и т.д.

    Далше по темам:

    #personal

    #work

    #business

    Там только «next actions»

    Отдельно есть

    ideas — personal

    ideas — work

    ideas — business

    это 'someday maybe" списки по темам. Иначе совсем всё в куче получается. Там довольно много всякой ерунды.

    Задачи я обычно назначаю на какой-нибудь день и пользуюсь потом смарт листом «1 day», который показывает всё-всё на сегодня + просроченное. Есть ещё на всякий случай «2 days» и «1 week» — задачки на 2 след. дня и на неделю. Всё несделанное переношу/отменяю.

    Ещё есть отдельные списки weekly / monthly, где автоматически повторяющиеся задачи типа уборки на выходных или йоги раз в неделю.

    Раз в неделю ревижн всей этой истории. Такие дела.

    • Спасибо за дополнение! Вот заметь, юзаем один и тот же инструмент, а реализация совершенно разная! Мне этим RTM очень нравится. Когда-то еще в блоге RTM читал о чьей-то реализации GTD — там вообще иначе у человека все.

      А на счет назначения на дни, я когда-то тоже так делал, но потом перестал, стараюсь задачи вообще не назначать на какой-то день если у них нет строгого дедлайна, потому что потом испытываю что-то вроде чувства вины, когда день закончен, а запланированая задача не выполнена :)

      • Ага, с последним у меня тоже проблемы. Нередко из 15ти выполняется пара. Но пока я не совсем понимаю, как оптимально использовать приоритеты-даты, чтобы отразить срочность и дедлайны. Действительно, кажется зачастую, что приоритеты и даты излишне, лишь напрягают дополнительно. Но наверное всё же самое главное в голове: мотивация, прокрастинация, уверенность, вера в важность задачи и т.д. 

  • Tetianat

    Подскажите пожалуйста, можно ли в RTM просматривать списки выполненных задач и даты, если, например, надо вспомнить когда ты выполнил определенную задачу? Или даты, когда ты путешествовал в прошлом году? Спасибо

    • В принципе можно но не все, то есть можно просмотреть выполненные задачи с определенным тегом, можно посмотреть выполненные задачи где дедлайн был в диапазоне каких-то дат, но без дедлайна нельзя сделать выборку типа «посмотреть, какие задачи были закрыты за прошлую неделю».

  • Чем по сути RTM отличается от Things, если у Вас есть опыт обоих... Спасибо

    • Ключевых отличий несколько:

      1. В RTM есть очень мощный механизм smart-листов, в Things его нет

      2. Зато Things плотно интегрируется с MacOS и iCal в частности.

      3. RTM — веб-приложение, потому работает на любой платформе. Things работает только в MacOS и iOS. Соответственно там где в Things нужна синхронизация, в RTM ее не нужно. Зато Things полноценно работает в оффлайне, а RTM — нет.

      5. Субъективно конечно, но дизайн Things мне нравится намного больше.

      6. В RTM попросту можно настроить свой workflow отличный от того что в things, более сложный.

      7. И в RTM и в Things удобно работать с клавиатуры, на мой взгляд в RTM немного удобнее.

      Мне нравится и RTM и Things. Оба продукта отличные, RTM стоит использовать если функционала Things не хватает и нужно что-то более мощное или если нужна работа вне MacOS/iOS. Мне, например, функционала RTM в Things сильно не хватало (возможность создания своих списков вроде waiting, своих смарт-листов со специфическими задачами, указания URL к задачам не в виде заметок), потому после двух недель работы с Things вернулся на RTM... Потом еще раз пробовал, но через пару дней все-равно к RTM вернулся.

  • Helga Oz

    О, спасибо за статью)) все колеблюсь между Remember The Milk и Google Календарем. Но все таки smart list — это незаменимая вещь, да!)) 

  • Helga Oz

    О, спасибо за статью)) все колеблюсь между Remember The Milk и Google Календарем. Но все таки smart list — это незаменимая вещь, да!)) 

  • Helga Oz

    О, спасибо за статью)) все колеблюсь между Remember The Milk и Google Календарем. Но все таки smart list — это незаменимая вещь, да!)) 

    • RTM и Google Calendar друг-друга дополняют, а не заменяют, потому что задача календаря — планировать какие-то продолжительные активности с задаными временными рамками, а у RTM — вести любую работу со списками задач. Я сам Google Calendar использую чтобы отмечать какие-то совещания, походы на какие-то мероприятия и.т.п., где четко задано время и продолжительность и важны напоминания.

    • RTM и Google Calendar друг-друга дополняют, а не заменяют, потому что задача календаря — планировать какие-то продолжительные активности с задаными временными рамками, а у RTM — вести любую работу со списками задач. Я сам Google Calendar использую чтобы отмечать какие-то совещания, походы на какие-то мероприятия и.т.п., где четко задано время и продолжительность и важны напоминания.

    • RTM и Google Calendar друг-друга дополняют, а не заменяют, потому что задача календаря — планировать какие-то продолжительные активности с задаными временными рамками, а у RTM — вести любую работу со списками задач. Я сам Google Calendar использую чтобы отмечать какие-то совещания, походы на какие-то мероприятия и.т.п., где четко задано время и продолжительность и важны напоминания.

  • Helga Oz

    О, спасибо за статью)) все колеблюсь между Remember The Milk и Google Календарем. Но все таки smart list — это незаменимая вещь, да!)) 

  • Helga Oz

    О, спасибо за статью)) все колеблюсь между Remember The Milk и Google Календарем. Но все таки smart list — это незаменимая вещь, да!)) 

  • Helga Oz

    О, спасибо за статью)) все колеблюсь между Remember The Milk и Google Календарем. Но все таки smart list — это незаменимая вещь, да!)) 

  • Ikis

    Кстати, еще один вариант использования RTM представлен у Василия Кислого. 

    www.hardnsoft.ru/?trID=177&artID=16167

    www.hardnsoft.ru/?trID=159&artID=16202

  • Svem1

    Интересная статья. Как дополнение советую прочитать статью Организация личных целей и дел

  • Pavel

    Спасибо за статью!

    У меня вопрос насчет «эффективной работы за клавиатурой». У меня проблема в том, что все все клавиатурные сокращения работают только в английской раскладке, а задачи я ввожу в русской. Т.е. пользоваться тем же Smart Add не получается без перепрыгивания с раскладки на раскладку. Как вы решили эту проблему? Спасибо.

    • Проблему не решал — у меня задачи бывают примерно в 80% случаев на русском и 20% на английском, а теги в 100% случаев на английском, потому в любом случае приходится раскладку переключать... Другое дело что переключить раскладку, нажав две клавиши — это очень быстро (некоторые чтобы было еще быстрее вешают это действие на caps lock, чтобы им переключать раскладку) — не сравнимо с медленным кликом мышью по элементам интерфейса.

  • Александр, привет!

    Тоже много лет пользуюсь RTM, недавно описал свой опыт в посте

    Свежее Молоко — моя система использования Remember The Milk (GTD + Agile Results)

    А еще ранее у нас на сайте публиковали перевод крутой системы по реализации GTD в RTM от одного чешского блогера.

    Возможно эти ссылки будут вам полезны. А вдвойне круто было бы узнать ваше мнение, как опытного юзера, об этих системах. 

    • Добрый вечер и рад познакомиться :)

      Ваш сайт недавно нашел и с удовольствием его читаю, потому что все статьи действительно классные и толковые! Даже хотел дополнить своими мыслями некоторые, но обломало что для этого нужно было регистрироваться на сайте!

      Собственно, про Agile Results именно на betteri и прочитал, оказалось очень похоже на мой подход (собственно, тоже цветами в RTM выделял значимость задач на каждый день).

      Вообще что нравится в RTM и видно из вашей переводной статьи — то что разные люди на его основе могут строить совершено разные workflow под себя, вместо того чтобы пытаться свои потребности подстроить жестко под workflow какой-то системы, как это сделано, например в Things или Wunderlist!

      Сам я несколько месяцев назад перешел с RTM на OmniFocus ради большей гибкости и удобной системы контекстов, при чем у меня она опять же очень похожа на то как описано было у вас в «Реформируем понятие контекста в GTD: новая система из 7 контекстов». Думаю еще за пару месяцев workflow работы с OmniFocus у меня лучше стабилизируется, тогда о нем подробную статью напишу тоже :)

      img.skitch.com/20120322-b...b6bqu5uit3tx.png — вот, собственно, мои контексты :)

      Что еще нравится в OmniFocus с ее гибкой системой контекстов, потом можно посмотреть историю выполненных задач и увидеть, например, какие задачи преобладают у вас в работе. Мне такой анализ, помог лучше понять что не устраивает в жизни и что надо менять, с чего начинать.

      • Вау, круто! Тоже давно на вас подписан:)

        "Даже хотел дополнить своими мыслями некоторые, но обломало что для этого нужно было регистрироваться на сайте! "

        Попробуйте сейчас, мы добавили плагин для регистрации в один клик, можно через твитер. Очень и очень хотелось бы увидеть ваши дополнения — толковых комментов у нас пока нехватка, мы радуемся им как солнцу, так что ждем в гости :)

        «Сам я несколько месяцев назад перешел с RTM на OmniFocus ради большей гибкости и удобной системы контекстов»

        Судя по всему OmniFocus будет первой программой, которую я поставлю, если обзаведусь маком. Для винды аналогов просто нет. Лучше кроссплатформенной RTM ничего не знаю, но она не идеальна, я это отлично понимаю.

        "Что еще нравится в OmniFocus с ее гибкой системой контекстов, потом можно посмотреть историю выполненных задач и увидеть, например, какие задачи преобладают у вас в работе. Мне такой анализ, помог лучше понять что не устраивает в жизни и что надо менять, с чего начинать. "

        Как раз сейчас дописываю вторую часть статьи, там тоже затрону тему анализа и обзора в RTM.

Наверх